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| 最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術 | |
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しばらく前まで、Amazonのランキングで1位だった本であり、仕事を楽にする「仕組み化」のノウハウを今すぐ身につけるための本であり、効率化のためのハウツー本である。
■「仕組み」があなたの仕事を変える
「仕組み」とは、「誰が、いつ、何度やっても同じ成果が出せるシステム」のことであり、「仕組み」を作ることによって、仕事は、単調な日々の繰り返しから次のステージへ向かうことが可能になる。
通常、7～8割の時間を費やしている「作業系」の仕事を、「仕組み化」によって効率化し、「考える系」の仕事に使える時間を増やすことによって、将来への投資を行うことが可能になる。
コミュニケーションに関する様々な行動も「仕組み化」する事によって、話の内容そのものに集中することができる。
チームで作業を行う場合や、他人に仕事をまかせる場合にも「仕組み」を利用することで、仕事をスムーズに進めることができる。
上司がやるべきことは、チーム全体や部下が動きやすくなるための「仕組み」をつくることである。
「儲かる仕組み」をつくりなさい からの引用
管理職の中には、「マネジメントとは人を管理することだ」ととらえている人が多くいます。しかしそれは誤りです。「人の管理」と考えると、自然とその人物が好きか嫌いかで判断・評価してしまうからです。（中略）
では、管理職は何を管理すべきなのか。仕事です。これなら好き嫌いは関係ありません。だから仕事の管理をすればするほど、組織は明るくなります。
強い意志や根性がなくても続けられることが大事であり、「仕組み」の通りにやっていたら、「気が付いたら、続いていた」というような「仕組み」を考える。
「仕組み化」のポイントは、「才能」「意思」「記憶力」に頼らないこと。
■「作業系」の仕事を徹底的に効率化する
誰にでも再現できるようなルーチンをつくるために、具体的な手順を記述したチェックシートを作成する。
チェックシートには、あたり前のことから、つい見過ごしやすい細部まで、とにかくあらゆる「やるべきこと」を記入していく。
使えるチェックシートをつくる4つのコツ
①「詳細」欄をつくり、具体的な行動内容や関連URLをそこに示しておくことで、経験の浅い新人やアルバイトでも迷わずに実行できるようにする。
②「詳細」欄には具体的で、できるだけ細かい手順にまで落とし込む。「細かすぎるのでは？」と思うくらいでちょうど良い。
③その場での判断に頼る手順はなるべく減らすため、基準を明確にし、より明確で具体的な表現で記述する。
④誰でも使えるチェックシートにするために、一度実際に使ったら二度目からはアルバイトでも同じことができるようなものにすることをこころがける。
毎月、毎週、毎日行う仕事（ルーチンワーク）は、なんでもチェックシート化しておく。
チェックシートのメンテナンスは簡単に行えるようにし、常に使われるものにしておく。
■あらゆるタスクを一元管理する
様々なデータを複数の場所に存在すると、どちらが最新かを判断するための作業など、無駄が発生する。
情報を集約する場所を決めたら、そこに何でも放り込むことにより、自分の記憶に頼らずに済み、必要な時には検索などで必要なものを取り出す。
PCのTODOリストを活用し、気になることや思いつきも含め、とにかく何でもTODOリストに放り込んでいく。
目標や見ると元気が出るフレーズなどモチベーションを維持するためにもTODOリストを活用する。
タスクが複雑だったり、抽象的すぎて手が付けられない場合は、より具体的なタスクに細分化する。
■「仕組み」で考える人はこうしている”7つの習慣”
・楽することにこだわる
・シンプルに考える
・記憶せずに記録する
・わからないことは聞く
・自分の時間を、時給で判断する
・うまくいっている人の真似をする
・自分を型にはめる